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    1. 组织展会三步曲

      发布日期:2016-05-06
            展览会组织者需要具体着重进行的工作,主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目等。
       
              参展单位的确定
       
              一旦决定举办某个展览会,邀请什么单位来参加是非常重要的问题。在具体考虑参展单位的时候,必须注意两厢情愿,不得勉强。按照商务礼仪的要求,主办单位事先应以适当的方式,向拟参展的单位发出正式邀请或召集。
       
              邀请或召集参展单位的主要方式为刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会等。不管是采用其中任何一种方式,均须同时将展览会的宗旨、展出的主要题目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用等,一并如实地告之参展单位,以便对方据此加以定夺。
       
              对于报名参展的单位,主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。切勿良莠不分,来之不拒。
       
              当参展单位的正式名单确定之后,主办单位应及时地以专函形式进行通知,令被批准的参展单位尽早有所准备。
       
              展览内容的宣传
       
             为了引起社会各界对展览会的重视,并且尽量扩大其影响,主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传重点应当是展览内容,因为只有它才能真正吸引各界人士的注意和兴趣。
       
              对展览会尤其是对展览内容进行宣传,主要可以采用下述几种方式:一是举办新闻发布会,二是邀请新闻界人士到场参观采访,三是发表有关展览会新闻通稿,四是公开刊发广告,五是张贴有关展览会的宣传画,六是在展览会现场散发宣传性材料和纪念品,七是在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅,八是利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。这八种方式,可以只择其一,亦可多种同时并用。在具体进行选择时,一定要量力行事,并且要严守法纪,注意安全。
       
              为了搞好宣传工作,在举办大型展览会时,主办单位应专门成立对外宣传组织机构。
       
              展示位置的分配
       
              对展览会组织者来讲,展览现场的规划与布置通常是其重要职责之一。在布置展览现场时,基本要求是展示陈列的各种展品要围绕既定的主题,进行互为衬托的合理组合与搭配,整体要井然有序、浑然一体。

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