会展策划的基本流程

发布日期:2016-09-05
 1)成立策划工作小组
  会展策划工作复杂,涉及面广,需要集合各部门的人才分头负责,集体决策,所以要成立会展项目策划工作小组.会展策划工作小组组成人员包括:
  (1)策划主管.策划主管负责沟通、协调各策划人员的工作,全权负责策划方案的制订或修订。
  (2)策划人员.策划人员负责编拟会展项目计划.
  (3)文案撰写人员.文案撰写人员负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等。
  (4)美术设计人员.美术设计人员负责各种类型视觉形象的设计,包括广告设计、展示空间设计等.
  (5)市场调查人员.市场调查人员负责进行市场调查及完成市场调查报告.
  (6)媒体联络人员.媒体联络人员负责进行媒体宣传推广.
  2)进行市场调查与分析
  会展市场调查与分析是会展策划的基础,它是以科学的方法,有系统、有计划、有组织地收集、记录、整理和分析与会展相关的各种信息,从而为会展项目的确立和会展的设计方案提供科学依据的活动.只有在全面收集有关会展信息,并加以科学概括分析的基础上确立的会展策划,才能确保实现总体目标.在进行市场调查时,不仅要考虑本地区的优势和主导产业。还要考虑政府扶持的行业等。
  会展市场调查与分析的内容十分广泛,主要包括以下五个方面:
  [1]产业环境;[2]目标市场;[3]政策法规; [4]同类会展;[5]自身资源。
  【案例分析】
  举办第六届中国花卉博览会的市场分析
  中国花卉博览会是具有相当国际影响的全国性花卉园艺盛会,每四年一届,被誉为花卉界的‘’奥林匹克“盛会。到目前为止,已相继在北京、上海、广东顺德等地连续举办过五届,如,997年在上海举办的第四届中国花卉博览会,境外有13个国家和地区近100个单位参展,国内有36个省、市、自治区、经济特区花协和部门花协组团参展,参观人数超过100万人次; 2001年在广东顺德举办的第五届中国花卉博览会,境外有15个国家参展,境内有31个省、市、自治区花协组团参展,参观人数达108万人次,花卉成交额达,900多万元,签订合同3亿多元.权威、专业、规模盛大的中国花卉博览会,以其巨大的人气、商乍评口‘’磁场”效应,使其已经成为全国名省、市、自治区竟相争抢的大蛋糕.举办第六届中国花卉博览会一定能够吸引更多的国内外花卉企业和花卉组织参展,将在参展团数、参展项目、花卉交易额及合同签订数等方面有新的突破.
  资料来源佚名:《第六届中国花卉博览会总体策划方案》,2007-04-06。
  分析提示:通过文案调查法对历史资料进行卜以佼分析,这是常用的一种市场调查分析方法.这种方法经济实用,具有很高的参考价值,为企业策划、决策提供了有力的依据。
  3)制订会展项目的行动方案
  会展项目的开展从时间上到协调上需要制订一个统筹兼顾的方案,会展要求选择合适的举办时间,各项会展活动在时间和空间上也要做到相互搭配。
  (1)使方案具体化.会展策划方案的思路和架构建立以后,应形成一个可供操作的具体措施,并要明确如下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略战术、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件.了11可一个‘会展策划方案都会受到人力、财力、时间的限制,应实事求是地分析方案实施的可1.在制订方案时,应征询各部门的意见,与各方进行沟通、协调,争取得到各部门的支持,使策划方案能成功实施。
  (2)设计行动日程表.会展成功与否对时间的要求十分严格.举办会展的时间一旦确定,一般很难更改.因此,会展项目的行动日程必须要精心设计,策划方案的制作、方案的实施不能拖延,甸个步骤的开始和结束都应有时间的规定限制,以保证方案的实施能够按时、按质、按量进行,否则就会严重影响会展的成功举行,并最终导致会展策划的失败。
  4)制订预算方案
  开展会展项目,涉及资金的调度和使用以及项目收支结算.企业对项目的收支、盈亏要有初步的预算,以便进行财务管理.在制订策划方案时,必须要考虑企业的资金状况,资金的使用安排要合理.良好的财务管理和预算控制是筹办会展最重要的因素之一,如果预算安排得当,可以起到增加收益、提高效益的作用.在制定预算时必须做到有计划、有步骤,不断更新信息。
  制定一份会展项目预算成本费用一般包括:
  (1)场地费用,主要是指展览场地或会议场地的租金、场地装备费用等.
  (2)行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资、行政办公费用等.
  (3)宣传推广费用,包括广告宣传费用、资料设计和印刷费用、资料邮寄费用、新闻发布会费用等。
  (4)招展和招商费用,如代理费、佣金等.
  (5)相关活动经费,包括纪念品的费用、酒会的费用、接待费用等。
  (6)其他不可预测费用.
  举办一项会展项目的收入一般包括:
  (1)会务费或展位费收入。
  (2)门票收入。
  (3)企业赞助收入。
  (4)其他收入。
  【案例分析】
  某国际家具博览会暨国际木工书U戒展览会相关活动经费预算,.中国西部家居发展论坛(15万元).
  A邀请3一5家省家居协会和50家具有国内外知名品牌的家居厂商的往返机票和食宿费用。
  B.参观西部重点发展项目的车费(需要2辆豪华大巴)。
  C.向媒体投放广告的费用.
  D.向参会人员赠送纪念品的费用.
  2.现场特价拍卖需要准备精美礼品2 00a个,每个大约50元,共计10万元。
  3.购物送名人字画活动,需要准备名人字画30。幅(5万元)。
  4.举办文艺演出(15万元).
  A明星出场费。
  B.演艺团演出费.
  C.小礼品费用。
  5.嘉宾三日观光游,大约有100人参加(15万元).
  A门票。
  B.消费。
  C.住宿。
  共计需要人民币60万元。
  资料来源《家具博览会与木工机械展览会策划案》,2007-10-31
  分析提示:这是某国际家具博览会暨国际木工书Ua展览会相关活动费用预算方案.项目相关活动可以为会展项目营造更好的气氛,吸引众多相关人士的关注,也是会展企业树立形象的一项工程。会展相关活动费用是会展项目不可缺少的费用支出项目之一.
  5)撰写项目策划方案
  撰写项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也叫企划案,其主体部分包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一.广义的会展项目策划方案可以涵盖经市场调查而产生的可MI研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等,包括围绕某次会展的展前、展中、展后的所有策划文案。
  会展策划书是表现和传送会展策划内容的载体,一方面是会展策划活动的主要成果,另一方面也是企业开展会展活动的行动计划.它的作用主要有:第一,帮助会展策划人员整理信息,全面、系统地思考企业面临的各种问题二第二,帮助策划人员根据企业内外部环境找出企业开展会展活动存在的问题,并为企业寻找解决问题的方法及依据二第三,帮助会展策划人员与企业决策者进行沟通;第四,帮助企业决策者判断会展方案的可1 Jfl二第五,帮助企业管理者更有效地实施会展管理活动.
  6)评估与修正
  会展策划的评估与修正,主要包括项目考评、阶段考评、最终考评和反馈改进等内容.
  (1)项目考评.会展策划的实施一般是分项目一步一步进行的.因此,每一个项目完成以后都要对项目和整个会展策划案进行一个回顾,以判断项目的完成情况,及时发现和解决问题。当项目完成得不理想时,会展策划人员与会展管理者要找出原因,然后提出解决问题的对策,必要时,还要对整个会展策划方案做出调整。
  (2)阶段考评.阶段考评一般在一个标志性的项目完成以后进行.例如,一个‘会展企业分三个阶段进行会展营销渠道网络的建设:第一,在本省布点;第二,在周边省区布点;第三,在全国各大区布点,其中,又分了很多小的项目.当本省布点完成以后(标志着第一阶段工作完成),会展策划人员与管理者需要对第一阶段的工作进行回顾和总结,这样做可以防止会展策划在实施时出现大的偏差.
  (3)最终考评.最终考评就是对会展策划实施的结果进行分
  析,看会展策划的期望值与实瞬吉果是否有差异.若发现较大的差异,必须做一些重点研究,如分析差异产生的原因,找出实施存在的问题和改进点,总结出对下次会展策划立案及实施有益的教训、启示和创意等。一般而言,会展策划者应将对会展策划实施结果的研究、分析做成会展策划结案报告书,提供给上级或委托方.其中,要点是预测与结果的差异分析.
  (4)反馈改进.对于会展策划人员来说,会展策划实施得到结果后并不表明策划的结束。结果出来时,会展策划者还必须对会展策划结果和经过做充分的分析、检讨,从中找出经验、问题和教训,并将其有效地反映在下一次会展策划中。
  【情景模拟】
  场景:某展览公司要举办一个车展,假如你是这个项目的策划经理,试组织你的团队拟订这个展会的策划方案.
  操作:
  (1)以小组为单位,每组各设小组长一名担任策划经理,负责组织项目组成员开展工作.
  (2)根据本章所学知识设计策划方案,把方案制作成PPT.
  (3)各项目组分别派一名代表在课堂上陈述方案,并接受老师
  和同学们的提问。
  (4)教IOXIJ各项目组的方案进行点评。

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